Dimensioner i budget og rapportering: Sådan kombinerer du bottom-up og top-down med simulering

Et budget der ikke ejes af nogen, bliver et dokument. Et budget hvor alle har taget ejerskab, men ingen har set helheden, bliver kaotisk. Den moderne økonomifunktion bruger dimensioner til at bygge bro mellem de to. Her er hvordan.

Hvorfor arbejde med dimensioner?

Dimensioner er den måde du strukturerer dit budget og din rapportering på, så tallene kan brydes ned og samles op igen. De mest almindelige dimensioner der indgår i budgetfasen er afdelinger, projekter, kunder, produkter og medarbejdere. I et godt opbygget budget kan du svare på spørgsmål som "hvad koster vores marketingafdeling?", "hvad er dækningsbidraget på tværs af afdelinger?" uden at skulle bygge tallene op fra bunden hver gang.

Det er fundamentet for at gå fra et statisk budget til en levende økonomistyring. Og det er forudsætningen for at kunne arbejde med både top-down og bottom-up planlægning.

Top-down budgettering: Sådan bruger du dimensioner ovenfra

I en top-down tilgang sætter ledelsen rammen. Det starter med en overordnet ambition. Måske skal omsætningen vokse 10 procent, EBITDA-marginen forbedres med 2 procentpoint, og lønkvoten holdes uændret. Når den ramme er sat, fordeler økonomifunktionen tallene ud på dimensionerne, fx afdeling og projekt.

Top-down virker bedst når:

• Strategien er klar, og I ved hvor I vil hen.

• Der skal hurtigt etableres et udgangspunkt.

• Bestyrelsen eller ejerne har givet et mandat der ikke kan forhandles.

• Tiden er knap, fx ved akut budget-genberegning.

Ulempen er at de enkelte afdelinger kan opleve budgettet som påtvunget, og ejerskabet bliver svagt. Det giver typisk to udfald: enten leveres budgettet ikke, eller også bliver det ikke brugt aktivt i hverdagen.

Bottom-up budgettering: Sådan bygger du nedefra

I en bottom-up tilgang starter du i den anden ende. Hver afdelingschef bygger sit eget budget op, baseret på konkrete planer for medarbejdere, aktiviteter, projekter og udgifter. Når alle afdelinger har afleveret deres bud, summerer du op på koncernniveau.

Bottom-up virker bedst når:

• Du vil have ejerskab og forankring hos afdelingerne.

• Forretningen er kompleks, og ledelsen ikke har detaljeret indsigt i hver enhed.

• Budgettet skal bruges aktivt som styringsværktøj gennem året.

• I har god tid og en moden økonomifunktion.

Ulempen er at det konsoliderede budget sjældent rammer ledelsens mål første gang. Tilsammen er afdelingerne typisk for optimistiske på omkostninger og for konservative på omsætning. Så starter forhandlingerne.

Den kombinerede tilgang: Top-down rammer, bottom-up indhold

I praksis arbejder de fleste velfungerende økonomifunktioner med begge dele samtidig. Ledelsen sætter rammen oppefra. Afdelingerne fylder den ud nedefra. Økonomifunktionen er bindeleddet der oversætter mellem de to verdener.

Et typisk forløb:

1. Ledelsen melder rammen ud, fx 'vi sigter mod 12 procent vækst og uændret lønkvote'.

2. Hver afdeling bygger sit budget op på dimensioner som medarbejder, projekt og aktivitet.

3. Økonomifunktionen samler op og sammenligner med rammen.

4. Hvor der er gap, går man i dialog. Skal omsætningsmålet justeres, eller skal omkostningerne ned?

5. Den endelige version godkendes når begge sider kan stå inde for tallene.

Det er her dimensionerne virkelig viser deres værdi. Du kan se præcis hvor i forretningen budgettet går op, og hvor det mangler justeringer.

Simuleringsmodeller: Når dimensioner bliver dynamiske

Et dimensionsbaseret budget er ikke kun til at planlægge med. Det er også til at arbejde med forskellige scenarier. Her kommer simuleringsmodeller ind i billedet.

Lønsimulering per afdeling

Løn er ofte den største enkeltpost i budgettet, og samtidig den der ændrer sig mest dynamisk i løbet af året. En lønsimulering bygget på dimensioner gør det muligt at svare på spørgsmål som:

• Hvad koster det hvis vi ansætter 3 ekstra konsulenter i Q2?

• Hvad sker der med lønkvoten hvis omsætningen falder 5 procent?

• Hvilken afdeling vil mærke det først hvis vi skal spare 2 mio. kr. på løn?

• Hvad er forskellen i lønudgift mellem en juniorprofil og en seniorprofil over 12 måneder?

Når lønsimulering er bygget på dimensioner, kan du svare på det inden for minutter, ikke uger. Og du kan dele resultatet direkte med afdelingscheferne, som kan se konsekvensen for netop deres område.

Vækstparametre på tværs af dimensioner

På samme måde kan du simulere overordnede vækstparametre. Det kan være:

• Omsætningsvækst

• Prisstigning på varekøb

• Inflationsjustering på indkøb

• Ændringer i dækningsgrad per segment

Med dimensioner i som udgangspunkt kan du justere et tal ét sted og se konsekvensen hele vejen igennem til EBITDA. Det er forskellen på at lave et budget og på at forstå hvad budgettet egentlig forudsætter.

Sådan kommer du i gang med Toolpack One

Toolpack One er bygget til at arbejde med dimensioner som standard. Når din kontoplan er mappet ind i platformen, kan du opbygge dit budget både top-down og bottom-up, og du kan bygge simuleringer ovenpå uden at skulle bruge Excel som mellemstation.

Tre konkrete anbefalinger til at komme i gang:

1. Start med få dimensioner. Afdeling og projekt rækker langt. Mange virksomheder ødelægger deres budgetstruktur ved at indføre 6-8 dimensioner fra dag ét.

2. Lås strukturen tidligt i året. Hvis du ændrer dimensionerne midt i budgetprocessen, mister du sammenligneligheden bagud. Det koster mere end det giver.

3. Lad budgetejerne se budgettet i samme struktur som rapporteringen. Hvis afdelingschefen ser én ting i budgetfasen og noget andet ved månedsluk, forsvinder ejerskabet.

Konklusion

Bottom-up og top-down er ikke modsætninger. De er to perspektiver på samme budget, og dimensioner er sproget der binder dem sammen. Når du tilføjer simuleringsmodeller på toppen, går du fra at planlægge med tal til at forstå dem.

Det er forskellen på et budget der ligger i en mappe, og et budget der bliver brugt og fulgt op på ugentligt.

Vil du se hvordan Toolpack One arbejder med dimensioner, lønsimulering og scenarier? Book et inspirationsmøde eller læs mere om vores FP&A platform.