Hos landsforeningen LIVSVÆRK er IT blot et værktøj, som skal understøtte de 800 ansatte i deres arbejde for at skabe bedre vilkår for udsatte børn og unge. Men med 10-15 år gamle IT-systemer haltede den digitale infrastruktur hos LIVSVÆRK, og det gik ud over effektiviteten. Derfor påbegyndte LIVSVÆRK også en større digital transformation i samarbejde med Toolpack for at styrke foreningen på sigt og få flyttet flere administrative timer væk fra pædagogerne.
Med ansvar for økonomi- og regnskabsstyring for 35 institutioner, er der sit at se til. Det var derfor også et godt rapporteringssystem, som man først efterlyste, da man hos LIVSVÆRK indledte samarbejdet med Toolpack tilbage i 2020.
Samarbejdet udviklede sig, og i dag er Toolpack en langt større samarbejdspartner, som hjælper LIVSVÆRK med en kraftig opdatering af deres IT-setup. For LIVSVÆRK er det ikke kun en fordel at få en IT-partner, det er samtidig også nødvendigt med et stærkt partnerskab for at digitalisere virksomheden – en større mundfuld, da der ikke kun er tale om 35 institutioner fordelt rundt om i landet. Der er også et bredt spektrum af størrelser og digital modenhed, som på sigt skal inkorporeres i det nye setup.
”Vi vil gerne investere i at stå stærkt og frigøre tid. Det er meget forskelligt, hvor digitale vores institutioner er. Nogle er helt små med 8-12 ansatte, hvor det hele er mere håndholdt. Andre er store med 60-80 ansatte og læner sig op ad kommunale systemer. Men overordnet set er der ikke en udbredt brug af digitale løsninger, og det er derfor også den proces, som vi arbejder på. Vi skal frigøre tid ude i vores institutioner ved at gøre tingene mere effektivt, så flere pædagogtimer kan flyttes fra administration og over til børnene – fra kolde hænder til varme hænder,”
Sikkerhed er altafgørende for LIVSVÆRKs nye IT-setup
Der er ét aspekt, som LIVSVÆRK ikke går på kompromis med, når det kommer til deres nye IT-setup – og det er sikkerhed. Det har derfor også været et helt centralt aspekt, som Toolpack har haft for øje under planlægningen og implementeringen af Microsoft løsningerne hos LIVSVÆRK.
”Vi sidder på hovedkontoret – og især ude på de enkelte institutioner – med dybt personfølsomme data. Vi har diagnoseoplysninger på vores børn. Det er børn med dybe traumer, ADHD og forskellige diagnoser, og det er vigtigt for os, at vi hele tiden har opdaterede systemer, som kan håndtere den sikkerhed, der skal være til stede, når det handler om personfølsomme data. Det var der, vi kunne se, at det kunne gå hånd i hånd med projektet med Toolpack,”
Et agilt udviklingsprojekt, hvor der asfalteres, mens der køres
Det er en større digital transformation og forandringsproces, som LIVSVÆRK er gået i gang med. Fokus ude i institutionerne ligger ikke på IT – det er at give de bedste forudsætninger for de børn og unge, som institutionerne passer på.
Størrelsen på projektet er også en årsag til, at man har valgt at starte småt og bygge på løbende. Toolpack og LIVSVÆRK er derfor i gang med at indføre det nye digitale fundament på hovedkontoret i København – og herefter kan det spredes ud til de forskellige institutioner.
”Vi lever og ånder for at hjælpe udsatte børn og unge, og her er IT bare et stykke værktøj, som skal hjælpe. Vi kunne godt have brugt mange flere måneder på at planlægge, men i stedet er vi kommet i gang hurtigt med de vigtigste processer, og så kan vi bygge på løbende. Det er den rådgivning og ekspertise, som Toolpack tilbyder os – de er en god samarbejdspartner, som guider os i processen. Det er et vigtigt punkt i et godt partnerskab, og derfor vi ønsker mere end et leverandør-kunde-forhold,”
Udfordringer kan ikke undgås i en digital transformation
Det ville være usandsynligt, at man ikke vil støde på uforudsete problemstillinger, når man er i gang med at indføre et nyt digitalt fundament i en organisation. Men det er også i modvind, at ethvert forhold skal stå sin prøve – og partnerskabet mellem Toolpack og LIVSVÆRK står stadig stærkt.
”Vores IT-systemer er 10-15 år gamle, og så kommer man selvfølgelig til at støde på nogle udfordringer eller opdage nogle huller, som man ikke var forberedt på, men det er en del af ethvert større IT-projekt. Fra vores side viser det, at samarbejdet har bestået sin prøve. De småting vi er stødt på, har vi været i stand til at løse stille og roligt uden problemer. Der kommer flere – helt sikkert – og derfor er det vigtigt at have en samarbejdspartner, som forstår os og vores organisation,”
Toolpack leverer mere end IT-løsninger
For LIVSVÆRK er det afgørende at have den rigtige IT-partner med på holdet. I et projekt af den størrelsesorden, som LIVSVÆRK er i gang med, er det vigtigt med en partner, der kan sætte sig ind i organisationens vision og behov. Men det er ikke alt. Nærhed er afgørende, når man er i gang med at ændre hele sit digitale fundament, og her har Toolpack gjort langt mere end at levere løsningen – de har været med hvert eneste skridt af vejen.
”Vi ønsker ikke et almindeligt kunde-leverandør-forhold. Vi vil have et partnerskab - og det har vi haft uanset om det har handlet om at få et e-mailsystem til at fungere eller indkøbe nyt udstyr. Da vi flyttede lokale, sendte Toolpack en medarbejder herud i en uge for at sikre, at alt blev sat rigtigt op. Det er den forståelse og det samarbejde, som vi synes er fedt ved Toolpack. De er aldrig længere væk, end at opstår der et problem, så er de der også,”
Do More With Less - Nye tider kræver nye løsninger
Hos Toolpack hjælper vi alle typer virksomheder med digitalisering og datadrevne beslutninger – og med at få det bedste ud af Microsoft applikationer og forretningsdata.
Siden 2002 har vi været Microsoft Partner og har hjulpet mere end 3000 virksomheder i Danmark, Island og Grønland med at få maksimalt udbytte af data og deres Microsoft platform, så de har fået den bedste løsning for dem på både funktionalitet og pris.
Vi vil også rigtig gerne hjælpe dig og din organisation:
Sidder du inde med spørgsmål eller kunne tænke dig at vide mere, så book en uforpligtende samtale med os via Microsoft Bookings nedenfor: